2011年10月，甲省烟草进出口公司有一批进口卷烟需调运至乙省B市烟草公司，经办人小张按法定程序申办了一份烟草专卖品准运证。发货当日，由于原车辆出现故障，小张便安排了三辆小型货车进行装运。为此，小张将准运证复印了两份。同时，由于该批进口卷烟的交易合同保存在上级公司，为代替该合同，小张便携带了一份甲省烟草进出口公司的书面说明。 指出该份准运证在办理和使用中有何不当之处，并提出正确做法。