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文书学

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为什么在进行文书立卷时必须坚持联系的原则和保管与利用原则?

正确答案: (1)文书立卷的目的,是为了把机关在自身活动中形成的信息记录保存起来,以便今后工作和历史研究中查考利用,所以必须将单份文件组合成有机的整体,反映机关工作活动的面貌,才能达到目的。因此,在进行文书立卷时必须坚持联系的原则和保管与利用的原则。
(2)立卷时坚持联系的原则,就是按照历史事件的本来面目去收集、整理文件,保持文件之间的联系,从而保证历史真实性。人为的割断文件之间的联系,不能正确反映历史的本来面目,会给工作和科学研究带来灾难性后果,因此,立卷过程中立卷的组织形式的选择,立卷方法的采用,都必须坚持联系的原则。
(3)立卷中的坚持保管与利用原则,是指立卷的结果——所组成的文件系统要便于保管和可以提供经济高效的利用服务。保管与利用是文书立卷的最终目的,因此,文书立卷必须坚持便于保管与利用的原则。
(4)在立卷时,遵循联系的原则与保管与利用原则应彼此兼顾,相互照应。联系原则与保管与利用原则是相互影响、相互制约的关系。片面强调其中一方面,而忽视另一方面是不足取的。应灵活运用立卷原则,正确处理保持文件之间联系和方便文件的保管、利用的关系,实现立卷的目的。
答案解析:
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