2008年10月25日，A县烟草专卖局专卖检查人员在交警的协助下，在325国道5公里处，从一辆桂XXXX货车上查获用棉胎伪装的无合法手续烟叶一批。案发次日，王某到A县烟草专卖局接受询问调查。经查明，该批烟叶为王某所有，价值20000元。王某在B市委托车主张某运到A县，货到付款，王某未随车同行。2008年11月5日，A县烟草专卖局针对张某、王某在处罚事先告知书规定时限内未提出陈述、申辩的情况下，对其分别作出罚款和没收全部烟叶的处罚决定。当天只有张某前来接受处理。案审员小陈和小李由于无法与王某取得联系，认为张某虽然与王某事先并不认识，但均为B市人，且互相留有联系电话，便要求张某代收对王某的处罚决定。张某也想找王某追讨运费，便在送达回证上签字并拿走了处罚决定书。2008年11月6日，张某向指定银行缴纳了全部罚款。当日，小陈和小李填制了结案报告，经部门和局领导同意后，作结案处理。2008年11月9日，小陈和小李对案卷材料进行整理并按办案时间顺序进行装订归档。简述行政处罚案件立卷归档的步骤，并根据文中信息指出小陈和小李在对材料进行整理归档中的不当之处？