简述组织全宗内文书档案常用的分类方法及其应用。
正确答案:
一、年度分类法
应用时应注意:
1.文件上有属不同年度的几种日期的归类,按年度分类的具体依据主要是档案文件的形成日期
(1)在收文过程中,文件制发日期与收到日期跨年度时,一般归入收到日期所在年度;
(2)文件本身的几个日期跨年度时,一般文件以制发日期(落款)为准;法律法规性文件一般以批准、通过日期或生效日期为准;
(3)计划、总结、预算、决算、统计报表等文件,其内容所涉及的时间与制发日期跨年度时,应归入其内容所涉及的年度中;
(4)关系密切、不可分散的一组文件,一般归入其关系最为密切的年度或结案年度。
2.实行专业年度的档案文件的类别划分,比如教学年度
3.无具体时间的档案文件的归类,应想方设法考证出时间后再归类。
二、组织机构分类法
应用时应注意:
1.类别顺序的确定
(1)在内部有固定排序的按其固定排序确定;
(2)在内部无固定排序的,应综合考虑各种因素,重要的排在首位,排定后就应有相当的稳定性。
2.档案文件的归类
(1)归类的根本依据是对文件的实质性办理,而不能仅看发文名义或处理名义;
(2)由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件归入中心机构类;
(3)确由几个内部组织机构共同起草办理的文件,应归入主要(牵头)的机构类中或最后经办的机构类中;
(4)由某一(或几个)内部组织机构负责起草或办理的全局性、综合性文件,一般应归入中心机构类,也可归入起草或办理机构类中。
三、问题分类法:又称事由分类法。即按档案文件内容所涉及的问题对档案进行分类。
应用时应注意:
1.类别设置;
2.归类应有规可循。
应用时应注意:
1.文件上有属不同年度的几种日期的归类,按年度分类的具体依据主要是档案文件的形成日期
(1)在收文过程中,文件制发日期与收到日期跨年度时,一般归入收到日期所在年度;
(2)文件本身的几个日期跨年度时,一般文件以制发日期(落款)为准;法律法规性文件一般以批准、通过日期或生效日期为准;
(3)计划、总结、预算、决算、统计报表等文件,其内容所涉及的时间与制发日期跨年度时,应归入其内容所涉及的年度中;
(4)关系密切、不可分散的一组文件,一般归入其关系最为密切的年度或结案年度。
2.实行专业年度的档案文件的类别划分,比如教学年度
3.无具体时间的档案文件的归类,应想方设法考证出时间后再归类。
二、组织机构分类法
应用时应注意:
1.类别顺序的确定
(1)在内部有固定排序的按其固定排序确定;
(2)在内部无固定排序的,应综合考虑各种因素,重要的排在首位,排定后就应有相当的稳定性。
2.档案文件的归类
(1)归类的根本依据是对文件的实质性办理,而不能仅看发文名义或处理名义;
(2)由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件归入中心机构类;
(3)确由几个内部组织机构共同起草办理的文件,应归入主要(牵头)的机构类中或最后经办的机构类中;
(4)由某一(或几个)内部组织机构负责起草或办理的全局性、综合性文件,一般应归入中心机构类,也可归入起草或办理机构类中。
三、问题分类法:又称事由分类法。即按档案文件内容所涉及的问题对档案进行分类。
应用时应注意:
1.类别设置;
2.归类应有规可循。
答案解析:有
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